¿Qué es la estructura organizativa?
Es un ordenamiento lógico que se le da a las ubicaciones de la organización. Este orden permite identificar los centros de trabajo, definir cuáles son las áreas, puestos de trabajo y la relación de los trabajadores con estas ubicaciones, considerando la exposición similar de los trabajadores, con el objeto de poder gestionar de manera fácil y ordenada, el riesgo de los peligros y agentes de higiene.
La "Estructura organizativa" no es un organigrama, sino que agrupa las ubicaciones según características similares de exposición, agilizando la gestión en temas de seguridad y salud en el trabajo.
Antes de comenzar, debes considerar los siguientes puntos:
1-Validar la correcta información de tus sucursales "Centros de trabajo" en cuanto a direcciones, nombres, vigencia, etc. La actualización de los centros de trabajo la debe realizar el ejecutivo comercial ACHS o un experto ACHS, de acuerdo a la información que la empresa entrega por correo o a través de la visita de su experto. Luego que dicha información sea actualizada en los sistemas, se puede llevar a cabo la carga de la estructura organizativa en la plataforma.
2-Verificar que el listado de "Trabajadores" esté actualizado: considera que hay un desfase de hasta 2 meses que la información se visibilice en la plataforma de ACHS Gestión, lo que podría provocar que hayan trabajadores que no aparezcan en los listados o que ya no están vigentes.
- De requerir ajustar la vigencia de los trabajadores, lo podrás hacer tu mismo → Ver aquí cómo modificar el listado de trabajadores.
- Validar que exista "Relación de trabajadores" con los "Centro de trabajo", recuerda que los trabajadores deben estar asociados solo a centros de trabajo vigentes. → Ver aquí cómo modificar.
- Validar que exista "Relación de trabajadores" con los "Puestos de trabajo". → Ver aquí cómo modificar.
¿Para qué cargar la Estructura Organizativa?
→ Es crítica para evaluar el nivel de riesgo de los peligros, éstos se deben asignar en alguna ubicación de la estructura organizativa: centro, área o puestos de trabajo. Además, el nivel de riesgo de un peligro depende de la cantidad de trabajadores que se encuentran en esa ubicación, por lo que sin esta información, no se puede llevar a cabo la evaluación del riesgo.
→ Ten en cuenta que la estructura organizativa que cargues en la plataforma debe considerar la exposición similar a riesgos de seguridad e higiene de los trabajadores, para que en la evaluación de riesgos sea lo más eficiente posible. La estructura organizativa no es lo mismo que el organigrama.
→ La eliminación de ubicaciones o relaciones dentro de la estructura organizativa podría tener efectos hacia ubicaciones inferiores o en las relaciones establecidas, así como en procesos preventivos iniciados, como la evaluación de riesgos del módulo de Gestión del Riesgo. Estas consideraciones importantes serán mencionadas cuando sea pertinente.
Casos comunes
A continuación veremos algunos casos que debes tener en cuenta al momento de gestionar tu "Estructura organizativa".
Casos a considerar con respecto a:
Áreas de trabajo
Si las áreas de la empresa cargadas en la estructura organizativa son muy generales y no representan una agrupación por exposición a riesgos similares, por lo cual la empresa necesita sub-dividirlas.
- Ejemplo: área “bodega” debe ser separada en áreas de “recepción y despacho”, “picking” y “almacenamiento “(con presencia de grúa horquilla), áreas que no poseen exposición similar a riesgos.
La empresa necesita entonces:
• Declarar nuevas área de trabajo para tener estas áreas antes no consideradas. →Ver aquí cómo "Agregar áreas de trabajo"
• Probablemente editar el área original para cambiar nombre o descripción. →Ver aquí cómo "Editar áreas de trabajo"
• Si las nuevas áreas de trabajo requieren asociar nuevos puestos de trabajo, los que se deberán crear.
→Ver aquí cómo "Agregar puestos de trabajo"
En caso que se hayan creado nuevos puestos de trabajo para las áreas de trabajo nuevas, éstos requerirán asociar a trabajadores, siendo necesario:
• Verificar que exista "Relación trabajador" - "Centro de trabajo". →Ver aquí cómo "Crear relación trabajador - Centro de trabajo"
• Finalizar relación trabajador - puesto de trabajo para algunos trabajadores que pasarán a las nuevas áreas y puestos de trabajo. →Ver aquí cómo "Finalizar relación trabajador - Puesto de trabajo"
• Volver a relacionar trabajador - puesto de trabajo para los nuevos puestos creados, en caso de los trabajadores que fueron liberados en el punto anterior.
→Ver aquí cómo "Crear relación trabajador - Puesto de trabajo"
II. CASO B - Agrupar áreas creadas
Si las áreas de la empresa cargadas en la estructura organizativa son demasiado detalladas y pierden el foco al representar ubicaciones con exposición similar a riesgos, dificultando así la asignación de éstos y posterior evaluación de riesgos. Para esto se deberá agrupar las áreas de trabajo ya cargadas dentro de alguna(s) ya existentes.
- Ejemplo: áreas “impresión”, “sellado” y “etiquetado” pueden ser agrupadas, bajo el criterio de exposición similar de riesgos, en un área llamada “producción”. Este cambio facilitará la gestión de riesgos posterior.
La empresa necesita entonces:
• Eliminar áreas de trabajo que ya no serán utilizadas. En caso que hayan puestos de trabajo relacionados directamente a éstas se eliminarán junto con ella.
→Ver aquí cómo "Eliminar áreas de trabajo"
• Para los puestos de trabajo eliminados junto con las áreas del punto anterior, se podrán crear nuevos y asociar al o las áreas de trabajo que se mantengan.
→Ver aquí cómo "Agregar Puestos de trabajo"
• Para relaciones de trabajador del tipo "Trabajador - Puesto de trabajo" que se hayan perdido al eliminar áreas, se deberán crear nuevas relaciones trabajador - puesto de trabajo asociadas a nuevos puestos de trabajo →Ver aquí cómo "Crear relación trabajador - Puestos de trabajo"
Relaciones de trabajadores con ubicaciones
Si se necesita re-asignar trabajadores que por diversos motivos hayan cambiado de centro de trabajo o que están asociados a centros de trabajos no vigentes.
- Ejemplo: una sucursal (centro de trabajo) pasa a estar no vigente por cierre y los trabajadores asociados deben reasignarse. También puede darse que un trabajador/a haya sido re-asignado a otra sucursal vigente por traslado de su puesto de trabajo.
• Se deberá finalizar la relación actual trabajador - centro de trabajo→Ver aquí cómo "Finalizar relación trabajador - Centro de trabajo"
• Se deberá crea una relación nueva hacia el nuevo centro de trabajo →Ver aquí cómo "Crear relación trabajador - Centro de trabajo"
Nota: Se supone que el nuevo "Centro de trabajo" ya está creado en la plataforma de ACHS Gestión, de no ser así deberás contactar a tu Ejecutivo/a ACHS quien te asistirá en el proceso definido para esto.
• Puede ser necesario crear un nuevo puesto de trabajo con la relación del trabajador, esto en caso de que haya un centro de trabajo que pase a estar no vigente y tuviera puesto de trabajo y trabajadores asociados.
Tipos de carga de la estructura organizativa
Tipos de carga de la estructura organizativa
Existen dos formas de cargar la estructura organizativa:
Importante:
→ Ya sea que realices una carga inicial o una actualización, los centros de trabajo de tu organización deben estar actualizados en la plataforma de ACHS Gestión, sino contacta a tu ejecutivo o comunícate al 600 600 22 47 para que te guíen en el proceso de "Actualización de sucursales".
Actualizaciones de la estructura organizativa vía carga manual
Alcance
Las mantenciones o actualizaciones a la estructura, se refieren a cambios en la plataforma, haciendo énfasis en las implicancias específicamente en caso de eliminaciones y los efectos que éstas pueden tener en cascada, jerárquicamente o sobre procesos ya iniciados de la gestión preventiva (principalmente en Gestión del Riesgo).
Fuera de Alcance
Para realizar mantenciones fuera de lo descrito antes deberás contactar con tu Ejecutivo/a ACHS quien te orientará en el proceso definido para esto.
Ejemplos de fuera de alcance: Agregar / Editar / Eliminar centros de trabajo, cambio de responsable legal, etc.
Definiciones de la Estructura Organizativa
Aquí encontrarás definiciones de las ubicaciones de la estructura para ayudarte a identificarlas en tu organización:
• Empresa: toda organización adherida a la ACHS, que se encuentra bajo una dirección y una individualidad legal específica, que poseen fines económicos, sociales o benéficos.
• Centro de trabajo: los centros de trabajo son recintos o unidades productivas, conocidos como sucursal, faena, agencia, entre otros, en donde presta servicios un grupo de trabajadores de una empresa o institución, pública o privada. Estos centros poseen una ubicación geográfica específica y una organización propia.
Se debe considerar que varias empresas pueden concurrir al mismo centro de trabajo (como es el caso de la subcontratación), en el cual cada empresa lo debe contabilizar como propio.
Ejemplo: Faena, sucursal, agencia.
• Área de trabajo: las áreas de trabajo corresponden a la descripción del lugar o a una referencia espacial en que, por la naturaleza de las actividades realizadas, se divide un centro de trabajo.
Por ejemplo: en una panadería, podría tener un área de producción y otra de ventas.
•Puesto de trabajo: son los lugares específicos dentro de un área, donde un trabajador realiza las tareas asociadas a su ocupación. Por ejemplo, en un área de venta puedes tener los puestos de Cajero y Vendedor.
En ocasiones, se le coloca al puesto el cargo del trabajador. Si bien esta práctica no es incorrecta, hay que tener en cuenta que este mismo puesto, espacialmente, puede ser ocupado por una persona con otro cargo en el futuro. Entonces, piensa en un nombre genérico que esté más bien relacionado con las actividades que se realizan en él y no con el cargo del trabajador que lo ocupa.
Por ejemplo, Analista de Desarrollo de Sistemas TI en vez de Ingeniero Senior/Junior de Desarrollo de Sistemas TI. En este ejemplo, independiente del nivel de experiencia, ambos tienen el mismo puesto con los mismos peligros asociados.
• Trabajador: el trabajador o trabajadora es una persona natural que presta servicios personales intelectuales o materiales, bajo dependencia y subordinación, y en virtud de un contrato de trabajo.
Relaciones de trabajadores con centros y puestos de trabajo
Se refiere a la distribución de trabajadores hacia los distintos centros de trabajo de tu organización, esta distribución se llama: "Relación de trabajador" con el "Centro de trabajo".
- Importante: no debieran haber centros de trabajo vigentes sin trabajadores asignados, así como tampoco trabajadores sin un centro de trabajo.
En segundo lugar se habla de la asignación de trabajadores hacia los distintos puestos de trabajo dentro de tu organización, cada trabajador debe tener identificado un puesto de trabajo, esto se llama "Relación de trabajador" con el "Puesto de trabajo".
- Importante: no pueden haber trabajadores vigentes sin un puesto de trabajo identificado.
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