En información documentada, encontrarás dos menús:

 

• Repositorio documental de la empresa: aquí encontrarás la documentación creada o guardada en la plataforma, de manera consolidada. Sin embargo, para su creación, actualización o aprobación es necesario dirigirse a la funcionalidad de origen.
• Gestión de plantillas de documentos: aquí encontrarás un consolidado de todos los archivos que la ACHS como organismo administrador a disponibilizado para tu empresa. En este momento encontrarás archivos para la elección del comité paritario, para la gestión del comité de emergencias y plantillas para confeccionar los planes de respuesta. 

Esta sección del menú "Gestión de plantillas" está disponible para los usuarios de la plataforma que tengan un rol de gestión en la organización, como lo son el líder del sistema de gestión, responsable de SST y los responsables por centro de trabajo.

 

No, no se puede editar el contenido de los documentos desde Información documentada.

En la vista "Repositorio documental de la empresa", al ingresar al listado de documentos, presionando el botón "Editar", solo puedes modificar los datos de referencia, pero no su contenido.

Desde el Gestor de plantillas solo puedes "Ver" y "Descargar" los archivos disponibles. 

Y en el repositorio documental, sí, pero solo puedes eliminar aquellos documentos que fueron generados por un usuario de tu empresa.

Los documentos creados por la plataforma, tales como  la Política de SST y el Plan de objetivos, no se pueden eliminar.

Si un documento expira, significa que ya pasó su fecha de vigencia y no ha sido revisado.

Los documentos deben ser verificados una vez al año y/o cada vez que sea necesario, ya sea por: actualización del proceso, por cambio en la legislación, entre otros.

En caso de que un documento no sea utilizado o ya no se requiera, se recomienda que se identifique como "Documento obsoleto".

Son aquellos documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), que ya no están vigentes, debido a que expiró la fecha de revisión, o bien, a que lo indicado en el documento ya no se utiliza.

Recuerda mantener una copia en formato papel o soporte digital, para evitar la obsolescencia de algún documento en la plataforma.

Sí, todos los documentos que estén en el repositorio documental deben ser revisados, y la periodicidad máxima de revisión que recomienda la ACHS es anualmente. Esto asegura que la información se encuentre actualizada y vigente, evitando el contenido obsoleto.

Sí todos los documentos deben ser codificados, ya que facilita el control y la gestión de éstos. Este procedimiento facilitará la búsqueda de algún documento y ayudará a saber a qué proceso y/o área corresponde.

Los documentos se cargan dependiendo de la manera en la que fueron generados.

1. Generados por el sistema

• Política: al aprobar una política desde el módulo de Políticas de SST.
• Plan de objetivos: al enviar a aprobación el Plan

Estos documentos no se pueden eliminar.

2. Cargados por el usuario

• Planes de respuesta, desde la gestión de riesgos de emergencias.
• Desde la estructura organizativa, al acceder a la ficha de un centro, área, puesto de trabajo o al registro de un trabajador, a través de la pestaña documentos, presionando el botón "Añadir ficheros", se pueden cargar documentos relacionados, los que encontrarás consolidados después en el listado del módulo información documentada.

Estos documentos se pueden eliminar desde el repositorio de tu organización

Los tipos de documentos que encontrarás en información documentada son:

• Documentos del sistema de gestión.
• Formularios del sistema de gestión.
• Registros del sistema de gestión.
• Procedimientos de trabajo seguro.
• Instructivos.
• Otros documentos.

Esta tipología también corresponde a los documentos que la ACHS, como organismo administrador, carga en materias de SST.

Primero que todo, dirígete al módulo información documentada. Desde allí puedes visualizar los documentos de dos maneras:

• Presiona el botón "Descargar".
• Desde el botón "Editar", presiona en el enlace del documento cargado.

No, la Política de SST es única por cada organización, así que solo puede existir una política vigente a la vez.

Los responsables del módulo Información documentada, dependerán de la tarea en cuestión:

• Clasificación de los documentos: responsable de Información documentada.
• Creación y actualización: depende del responsable de cada proceso en ACHS Gestión.
• Revisión: responsable de Información Documentada.
• Aprobación: responsable de SST o la persona que sea designada como aprobador.
• Distribución: responsable de Información documentada.