Información Documentada: repositorio documental

El repositorio documental, corresponde a la documentación con la que la organización opera y controla todos los procesos de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Desde esta funcionalidad puedes acceder fácilmente a los documentos creados en la plataforma y los agregados por tu organización. En la actualidad, podrás encontrar los archivos provenientes de los siguientes módulos:

Política de SST: la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo es un documento elaborado por tu organización, en el cual la directiva define los compromisos establecidos para mejorar el desempeño de la SST. También podrás descargarlo desde este repositorio cuando lo necesites.
Plan de objetivos: el Plan de objetivos al igual que la Política, es un documento elaborado por tu empresa, donde se materializan los compromisos definidos en la política.
Plan de respuesta: el Plan de respuesta se carga desde Gestión de riesgos de emergencias, y para buscarlo desde el repositorio debes hacerlo con el nombre del archivo cargado.
Estructura organizativa: en la estructura organizativa, encontrarás una sección de documentos dentro de la ficha de centros, áreas, puestos y trabajadores, en donde puedes cargar todos los archivos que crean necesarios, desde planos del centro de trabajo, hasta archivos de los trabajadores. Todos estos, además los podrás encontrar consolidados en este repositorio.

¿Cómo puedes guardar archivos en este repositorio?

Dado que el módulo Información documentada recopila en un solo lugar los archivos cargados en otras funcionalidades, no es posible añadirlos directamente desde aquí. Para agregar archivos existen dos formas:

1. Archivos generados automáticamente

Cuando comienzas a utilizar los módulos de ACHS Gestión, puedes crear dos documentos importantes que sientan la base para una adecuada gestión de SST: la Política de SST y el Plan de objetivos que alguna vez se generó en plataforma. Estos archivos se guardan automáticamente en este repositorio.

2. Archivos cargados por la empresa

Los documentos cargados por la empresa que encontrarás en el repositorio documental son los planes de respuestas que cargas en gestión de riesgos de emergencias y los archivos que cargas en alguna ubicación de la estructura organizativa, como se describe a continuación:

Desde el módulo de Estructura organizativa puedes cargar todos los archivos que consideres necesarios (planos, rutas de escape, contratos, certificados de salud de los trabajadores, etc.), estos también quedarán disponibles en Información documentada. Para ello:

Ingresa desde el menú principal a Estructura organizativa y después a una de las opciones disponibles dentro de él: Empresa, Centros de trabajo, Áreas de trabajo, Puestos de trabajo o Trabajadores.
Accede al registro en el que necesitas cargar documentación mediante el botón “Editar”
Una vez dentro, verás una pestaña con el nombre “Documentos”, aquí puedes añadir los archivos que quieras.
Después de presionar el botón “Añadir ficheros”, se abrirá un formulario. Completa la siguiente información:

Tag o etiquetas: Agregar palabras clave que te ayuden a encontrar el archivo más fácilmente, puedes seleccionar tags existentes o agregar nuevos.
Origen: Este puede ser interno o externo.
Organización: Aquí solo puedes seleccionar la opción Empresa.
Código: Asigna un código que te ayude a encontrar el documento y a entender el proceso y/o área al que pertenece.
Nombre del documento: asigna un nombre fácil de reconocer.
Alias del documento y descripción: Estos campos son opcionales y sirven para dar más información sobre el contenido del archivo.
Fecha de creación: Indica cuándo fue creado el documento.
Fin de vigencia: Si este archivo tiene fecha de caducidad, añádela aquí. Este dato determina el estado del documento.
Archivo / documento: Finalmente, carga aquí el documento.

Presiona “Guardar” y listo, el archivo se agrega automáticamente en el Repositorio documental de la empresa, dentro del módulo Información documentada.